Polityka prywatności

Gdy przeglądasz stronę

Jakie dane

Zawsze: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres odwiedzanej strony i czas wizyty. Tak działa każda strona internetowa.

Tylko za Twoją zgodą na „Statystykę i pomiar reklam Google”: losowy identyfikator przeglądarki z pliku cookie oraz informacje o tym, co robisz na stronie, czyli które strony odwiedzasz, skąd do nas trafiasz i co klikasz. Na przykład: kliknięcie w numer telefonu lub adres e-mail, otwarcie kalendarza albo linku do ZnanyLekarz, rozwinięcie opisu usługi, zapisanie się na listę oczekujących albo wysłanie formularza zapisu lub formularza kontaktowego. Do Google Analytics nie trafia Twoje imię, e-mail, telefon, numer PESEL ani treść wiadomości. Automatyczne zbieranie danych wpisywanych w formularze jest w Google Analytics wyłączone, a adresy e-mail, które mogłyby znaleźć się w adresie strony, Google Analytics usuwa automatycznie.

Przy kliknięciach i zapisach (na przykład wysłaniu formularza zapisu na grupę albo na listę oczekujących) Google Analytics zapisuje też, którego specjalisty, usługi, wydarzenia albo produktu one dotyczą: na przykład imię i nazwisko specjalisty, nazwę usługi, tytuł wydarzenia, jego termin i cenę. Google Analytics widzi też adres i tytuł każdej odwiedzonej strony, także strony grupy albo profilu specjalisty. Takie informacje mogą pośrednio wskazywać, jaką formą pomocy się interesujesz. Dlatego zbieramy je wyłącznie po Twojej zgodzie. Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć w Ustawieniach cookies. Poza sklepem kwot zakupów ani nazw kupionych produktów nie przekazujemy do Google Analytics. Przy zakupach w sklepie Google Analytics dostaje nazwę produktu, kwotę i numer zamówienia, bez Twoich danych kontaktowych (zobacz „Gdy kupujesz w sklepie lub voucher podarunkowy”).

Prowadzimy reklamy w wyszukiwarce Google. Jeśli trafisz do nas z takiej reklamy i wyrazisz zgodę, Google Ads dostaje informację, że po kliknięciu reklamy doszło do jednego z czterech działań: otwarcia kalendarza lub linku do ZnanyLekarz, kliknięcia w numer telefonu, kliknięcia w adres e-mail albo wysłania formularza. Ta informacja nie zawiera nazw grup, diagnoz, specjalistów ani Twoich danych kontaktowych. Google może przy tym otrzymać adres strony, na której doszło do działania.

Jak to działa

Dopóki nie wyrazisz zgody w banerze cookies, a także gdy jej odmówisz, kod Google Analytics w ogóle się nie ładuje. Google nie dostaje wtedy żadnych informacji o Twojej wizycie ze statystyki ani z pomiaru reklam.

Część strony pobieramy z serwerów zewnętrznych: czcionkę (Google Fonts), formularz zapisu (nasz serwer w firmie Vercel), informacje o naborze i wolnych miejscach (Google Apps Script) oraz zdjęcia produktów z naszego sklepu soulcwp.pl (Shopify). Twoja przeglądarka przekazuje wtedy tym serwerom adres IP i podstawowe informacje techniczne. Przy samym wyświetleniu strony nie trafiają do nich dane z formularzy. Squarespace, na którego serwerach działa strona, korzysta z narzędzia Datadog do monitorowania, czy strona działa poprawnie. Logo i grafiki w naszych e-mailach pobierają się z serwera Squarespace, gdy otwierasz wiadomość.

Mapa w stopce to obrazek z odnośnikiem. Google Maps otworzy się dopiero wtedy, gdy go klikniesz.

Po co i na jakiej podstawie

• Wyświetlenie strony, jej bezpieczeństwo, monitorowanie błędów i ochrona formularzy przed spamem: nasz prawnie uzasadniony interes, czyli to, żeby strona działała i była bezpieczna (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Zbiorcza liczba odsłon w panelu Squarespace, liczona bez plików cookies: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Statystyka odwiedzin w Google Analytics i pomiar skuteczności naszych reklam w wyszukiwarce Google (Google Ads): Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej).

Komu przekazujemy

Squarespace (serwery, na których działa strona, i monitorowanie jej działania), Google (Analytics i Ads tylko za zgodą; Fonts, Apps Script, a na stronach ze starszymi formularzami Squarespace także reCAPTCHA), Vercel (serwer formularza zapisu), Shopify (zdjęcia ze sklepu). Szczegóły w części „Komu przekazujemy dane”.

Jak długo

Szczegółowe dane o wizytach w Google Analytics: 2 miesiące. Zbiorcze raporty, z których nie da się Cię rozpoznać, mogą być dostępne dłużej. Pliki cookies: zobacz listę plików cookies. Dostawcy przechowują dzienniki techniczne serwerów (tzw. logi) według własnych zasad.

Wróć do spisu treści

Gdy zapisujesz się na grupę, warsztat, webinar, kurs lub wyjazd

Jak to działa

Na aktualnych stronach grup i webinarów formularz przesyła dane do naszego arkusza zapisów w Google. Na starszych stronach wydarzeń działa formularz Squarespace. Dane trafiają wtedy do panelu Squarespace i e-mailem do nas, a po wysłaniu części z tych formularzy przechodzisz do płatności w Stripe. Zakupy w sklepie i vouchery opisujemy w części „Gdy kupujesz w sklepie lub voucher podarunkowy”.

• Dostajesz e-mail z potwierdzeniem i informacją o płatności.
• Osoba prowadząca Twoją grupę dostaje powiadomienie z Twoim imieniem, e-mailem, telefonem i wiadomością. Kopię dostaje zespół organizacyjny Soul CWP. W panelu zapisów osoba prowadząca widzi tylko swoje wydarzenia. Do pełnego arkusza zapisów ma dostęp tylko zespół organizacyjny.
• Panel zapisów zapamiętuje historię zmian: kto i kiedy zmienił obecność, status płatności albo notatkę.
• Dzień przed każdym spotkaniem dostajesz przypomnienie. Osoba prowadząca dostaje wtedy listę uczestników.
• Jeśli nie przyjdziesz na dwa spotkania z rzędu, wstrzymujemy przypomnienia i dajemy znać osobie prowadzącej, żeby mogła się z Tobą skontaktować. Gdy wrócisz, przypomnienia wracają. Program nie wypisuje Cię z grupy.
• Jeśli zgodzisz się na e-maile marketingowe, po zakończeniu warsztatu, webinaru lub kursu możemy wysłać Ci informację o kolejnej edycji. Nie dotyczy to grup terapeutycznych, grup dla osób z ADHD, Treningu Umiejętności Społecznych ani zajęć dla dzieci.
• Spotkania online: link wysyłamy e-mailem. Kurs „Poczuj swoją wartość” odbywa się przez Google Meet, a webinary przez Google Meet albo Zoom (podajemy to w zaproszeniu). Inni uczestnicy widzą Twoje imię, a jeśli włączysz kamerę i mikrofon, także obraz i głos. Nie nagrywamy spotkań.
• Wyjazdy: część płatności, na przykład zaliczkę, wpłacasz bezpośrednio ośrodkowi. Ośrodek jest wtedy odrębnym administratorem Twoich danych. Jeśli ośrodek potrzebuje listy uczestników, na przykład do przydziału pokoi, przekazujemy mu tylko imię i nazwisko.
• Jeśli zgodzisz się na wiadomości e-mail lub SMS, po zakończeniu zajęć możemy poprosić Cię o opinię w Google. Opinię publikujesz Ty, ze swojego konta Google, i tylko Ty decydujesz, czy ją wystawić. Opinia jest publiczna i widoczna pod nazwą Twojego konta, więc nie musisz pisać, z czym do nas przyszłaś lub przyszedłeś. W SMS-ie nie podajemy nazwy grupy.

Jakie dane

• imię i nazwisko, e-mail, telefon, wiadomość (nieobowiązkowa, na przykład NIP do faktury). W formularzu na aktualnych stronach grup i webinarów telefon jest nieobowiązkowy, w starszych formularzach Squarespace zwykle wymagany;
• wybrane wydarzenie, termin, cena, sposób i status płatności;
• Twoje zgody, z datą i wersją ich treści, oraz adres strony, z której wysłano formularz;
• w trakcie zajęć: obecność na kolejnych spotkaniach i notatki organizacyjne osoby prowadzącej lub zespołu organizacyjnego;
• przy kursie z wysyłką materiałów: adres do wysyłki (na przykład notesu) i wybór płatności jednorazowej albo w dwóch ratach;
• w niektórych starszych formularzach: adres i dane do faktury.

Zapis a dane o zdrowiu. Sam zapis i obecność na grupie terapeutycznej (na przykład dla osób z depresją i lękiem, dla DDA/DDD, dla osób współuzależnionych, psychoterapia grupowa), na grupie dla dorosłych z ADHD, na grupie wsparcia albo na Treningu Umiejętności Społecznych mówi coś o Twoim zdrowiu. Dlatego traktujemy go jak dane o zdrowiu. W polu „Wiadomość” nie musisz pisać o swoim zdrowiu ani diagnozie. Jeśli chcesz coś przekazać osobie prowadzącej, możesz to zrobić osobiście.

Po co i na jakiej podstawie

• Przyjęcie zapisu, prowadzenie zajęć, przypomnienia, kontakt organizacyjny, lista obecności: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Dane o zdrowiu (fakt zapisu i obecności na grupie; to, co napiszesz w wiadomości; notatki osoby prowadzącej): zobacz „Dane o zdrowiu: na jakiej podstawie”. Przy zajęciach prowadzonych przez osoby, które nie są psychologami, prosimy w formularzu o Twoją wyraźną zgodę.
• Rachunki i faktury: obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Zapis treści i wersji Twoich zgód, historia zmian w panelu zapisów oraz obrona przed roszczeniami: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Prośba o opinię w Google: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).

Komu przekazujemy

Osobie prowadzącej Twoje zajęcia; Google (arkusz, poczta, Google Meet); Zoom (jeśli webinar odbywa się przez Zoom); Vercel (serwer formularza zapisu); Squarespace (starsze formularze); Stripe (jeśli płacisz online); przy wysyłce materiałów operatorowi pocztowemu (Poczta Polska) albo InPost, jeśli wybierzesz paczkomat; przy wyjazdach ośrodkowi, w zakresie opisanym wyżej. Jeśli zgodzisz się na statystykę, Google Analytics dostaje informację o wysłaniu formularza z tytułem wydarzenia i ceną, bez Twoich danych kontaktowych.

Jak długo

Przez czas zajęć, a potem do końca roku, w którym minie 6 lat od ich zakończenia, bo tyle trwa przedawnienie roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego). Listy obecności, notatki osoby prowadzącej i historię zmian w panelu usuwamy wcześniej: rok po zakończeniu cyklu zajęć. Dokumenty księgowe przechowujemy tak, jak opisano w części „Jak długo przechowujemy dane”.

Wróć do spisu treści

Gdy zapisujesz się na listę oczekujących

Gdy w grupie nie ma już miejsc albo nabór się skończył, możesz zostawić kontakt i poprosić o informację o kolejnej edycji.

Jakie dane

Imię, e-mail, telefon (nieobowiązkowy), wybrane wydarzenie, data zgłoszenia.

Po co i na jakiej podstawie

Żeby dać Ci znać, gdy ustalimy termin kolejnej edycji. Od razu dostaniesz e-mail z potwierdzeniem wpisu, a gdy ustalimy termin, jedną wiadomość o kolejnej edycji. Nie zapisujemy Cię do żadnego newslettera.

Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Ponieważ przy grupach terapeutycznych i grupach dla osób z ADHD sam wpis mówi coś o zdrowiu, w formularzu prosimy też o Twoją wyraźną zgodę na przetwarzanie wynikającej z tego informacji o zdrowiu (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgodę wycofasz w każdej chwili, odpowiadając na naszą wiadomość albo pisząc na hello@soulcwp.com.

Jeśli masz mniej niż 16 lat, na listę oczekujących zapisuje Cię rodzic lub opiekun.

Komu przekazujemy

Google (arkusz i poczta); zespół organizacyjny, który dostaje powiadomienie o wpisie. Jeśli zgodzisz się na statystykę, Google Analytics dostaje informację o wpisie na listę z tytułem wydarzenia, bez Twoich danych kontaktowych.

Jak długo

Do wysłania informacji o kolejnej edycji albo do wycofania zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy od zgłoszenia.

Wróć do spisu treści

Gdy płacisz

Jak to działa

• Online przez Stripe (karta, BLIK, Przelewy24, Apple Pay lub Google Pay). Link do płatności zawiera Twój e-mail, żeby nie trzeba było wpisywać go ponownie, oraz kod łączący płatność z zapisem (identyfikator wydarzenia, e-mail i numer spotkania). Danych karty nie widzimy, zbiera je Stripe. Stripe widzi oznaczenie zajęć, za które płacisz. Po płatności Stripe wysyła nam potwierdzenie (e-mail, imię i nazwisko, kraj, kwota). Przechodzi ono przez nasz serwer w firmie Vercel, który tylko przekazuje je dalej, i trafia do arkusza zapisów.
• Przelewem na nasz rachunek. Tytuł przelewu, który podajemy, zawiera oznaczenie zajęć oraz imię i nazwisko osoby zapisanej, a przy zajęciach dla dzieci imię i nazwisko dziecka albo rodzica. Bank widzi tytuł przelewu.
• W gabinecie gotówką lub kartą.
• Za wizyty online umówione przez ZnanyLekarz płatność pobiera ZnanyLekarz.
• Faktura: jeśli o nią poprosisz, potrzebujemy danych firmy i NIP.

Jakie dane

E-mail, imię i nazwisko, kwota, data i status płatności, kod łączący płatność z zapisem, tytuł przelewu, a przy fakturze dane firmy i NIP. Danych karty nie dostajemy.

Po co i na jakiej podstawie

• Przyjęcie płatności, raty, przypomnienie o nieopłaconym zapisie: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Faktury, rachunki, księgowość: obowiązek prawny z ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Dochodzenie należności i obrona przed roszczeniami: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Komu przekazujemy

Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.); Vercel (przekazanie potwierdzenia płatności); Google (arkusz); bank prowadzący nasz rachunek; operator płatności kartą w gabinecie; ZnanyLekarz (wizyty online); firmy, które świadczą nam usługi księgowe.

Jak długo

Dokumenty księgowe i podatkowe: 5 lat od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku za dany rok, czyli w praktyce około 6 lat (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości; art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Stripe, bank i ZnanyLekarz przechowują dane według własnych zasad.

Wróć do spisu treści

Gdy kupujesz w sklepie lub voucher podarunkowy

Jak to działa

• Na stronie głównej, na /sklep i na /voucher wybierasz voucher podarunkowy, notes albo książkę. Zawartość koszyka zapisuje się w pamięci Twojej przeglądarki (szczegóły w części „Pliki cookies i podobne technologie”). Do nas trafia dopiero wtedy, gdy przejdziesz do płatności.
• W koszyku (/koszyk) podajesz dane, wybierasz dostawę i akceptujesz regulamin sklepu. Dane trafiają na nasz serwer w firmie Vercel, który sprawdza zamówienie, liczy cenę i przekazuje Cię na stronę płatności Stripe. Do chwili zapłaty zamówienie zapisane jest w systemie Stripe. Strona płatności wygasa po 3 godzinach. Jeśli nie zapłacisz, zapisujemy nieopłacone zamówienie na 30 dni (patrz niżej: „Niedokończona płatność”).
• Po zapłacie serwer tworzy kody voucherów i pliki PDF i przekazuje zamówienie do naszego arkusza w Google. Pliki voucherów zapisujemy na naszym Dysku Google. Wysyłamy e-maile z adresu hello@soulcwp.com: potwierdzenie zamówienia, voucher, notes PDF, informację o wysyłce.
• Voucher dla innej osoby. Jeśli chcesz, wyślemy e-voucher prosto do osoby obdarowanej, od razu albo w wybranym dniu. Wtedy podajesz jej imię i nazwisko oraz e-mail. Na voucherze mogą być też: od kogo, dedykacja i okazja. Przypomnienia o ważności (7 dni przed terminem pierwszej wizyty i 7 dni przed końcem terminu na resztę kwoty) wysyłamy na adres, na który trafił voucher.
• Wykorzystanie vouchera. Gdy osoba z vouchera umawia wizytę, zespół Soul CWP sprawdza kod w panelu dostępnym tylko dla wskazanych osób z zespołu (logowanie kontem @soulcwp.com). Panel zapisuje, kto, kiedy i na jaką usługę lub u jakiego specjalisty wykorzystał część kwoty. Nazwa usługi nie zawiera opisu problemu ani diagnozy.
• Dostawa. Przy Paczkomacie wybierasz punkt w wyszukiwarce w koszyku. Wpisany kod pocztowy, miejscowość albo kod paczkomatu (a jeśli klikniesz „Użyj mojej lokalizacji” i pozwolisz na to w przeglądarce, przybliżone położenie urządzenia) wysyłamy do InPost, żeby pokazać najbliższe punkty; mapę wyświetlamy z serwerów OpenStreetMap Foundation (Wielka Brytania, kraj z decyzją Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony danych). Obie usługi widzą przy tym Twój adres IP. Nie zapisujemy tych wyszukiwań. Jeśli wolisz mapę InPost, możesz ją otworzyć z wyszukiwarki; ładuje się wtedy z serwerów InPost. Zespół nadaje paczkę w InPost Managerze na podstawie danych z zamówienia. Przy odbiorze osobistym w Józefowie podajesz numer zamówienia.
• Faktura. Jeśli zaznaczysz „Chcę fakturę na firmę”, dane do faktury trafiają e-mailem do zespołu Soul CWP (hello@soulcwp.com), który wystawia fakturę.
• Niedokończona płatność. Jeśli nie dokończysz płatności, zapisujemy na 30 dni: Twój e-mail, imię i nazwisko, kwotę i listę pozycji (przy voucherze także imię i nazwisko osoby obdarowanej), żeby wiedzieć, ile zamówień nie zostało opłaconych, i móc odpowiedzieć na pytania (nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli w koszyku zaznaczysz zgodę na przypomnienie, wyślemy Ci raz e-mail z linkiem do dokończenia płatności (Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć. Nie wyślemy przypomnienia, jeśli zdążysz już zapłacić.

Jakie dane

• kupujący: imię i nazwisko, e-mail, telefon (wymagany przy Paczkomacie, do powiadomień InPost);
• dostawa: kod i adres wybranego Paczkomatu albo wybór odbioru osobistego; numer przesyłki;
• faktura (jeśli chcesz): NIP, nazwa firmy, adres;
• osoba obdarowana: imię i nazwisko, e-mail (tylko przy wysyłce e-vouchera do niej), dedykacja, od kogo, okazja, wybrany dzień wysyłki;
• zamówienie: numer zamówienia, pozycje, kwoty, sposób i status płatności, identyfikator sesji płatności Stripe;
• voucher: kod, numer seryjny, nominał, saldo, terminy, status, historia wykorzystania (data, kwota, usługa lub wydarzenie, specjalista, adres e-mail osoby z zespołu, która zapisała wykorzystanie);
• Twoje zgody: akceptacja regulaminu (z wersją, obecnie 2026-10) i, przy notesie PDF, zgoda na dostarczenie pliku od razu z przyjęciem do wiadomości utraty prawa odstąpienia;
• przy niedokończonej płatności: zgoda na przypomnienie, link do dokończenia płatności, data wysłania przypomnienia, informacja, czy zamówienie zostało później opłacone;
• dane techniczne serwera: adres IP (ochrona przed nadużyciami, czyli limit zapytań).

Danych karty płatniczej nie dostajemy.

Po co i na jakiej podstawie

• Przyjęcie i realizacja zamówienia, płatność, dostawa, wysłanie vouchera i notesu PDF, przypomnienia o ważności vouchera, obsługa wykorzystania vouchera, odstąpienie od umowy i reklamacje: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wybór Paczkomatu w wyszukiwarce w koszyku: działania przed zawarciem umowy, o które prosisz (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przybliżone położenie urządzenia wysyłamy tylko wtedy, gdy sama lub sam klikniesz „Użyj mojej lokalizacji” i pozwolisz na to w przeglądarce.
• Faktury, rachunki, księgowość: obowiązek prawny z ustawy o rachunkowości, ustawy o VAT i Ordynacji podatkowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Dane osoby obdarowanej (doręczenie prezentu, przypomnienia o ważności, obsługa vouchera, gdy korzysta z niego osoba obdarowana): nasz prawnie uzasadniony interes i interes kupującego, czyli doręczenie prezentu i umożliwienie skorzystania z niego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Gdy osoba obdarowana korzysta z vouchera, jej dane przetwarzamy też w ramach umowy o usługę, z której korzysta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Zapis treści i wersji zgód, historia wykorzystania vouchera, obrona przed roszczeniami, ochrona sklepu przed nadużyciami: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Zgoda na dostarczenie notesu PDF przed upływem terminu odstąpienia nie jest zgodą w rozumieniu RODO: wynika z ustawy o prawach konsumenta (art. 38 ust. 1 pkt 13). Zapisujemy ją, żeby wykazać, że ją wyraziłaś lub wyraziłeś (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).
• Jedno przypomnienie o niedokończonej płatności: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili, odpowiadając na e-mail albo pisząc na hello@soulcwp.com. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Zapis nieopłaconych zamówień, sprawdzenie, czy kupujący później zapłacił, obsługa pytań o niedokończoną płatność i cotygodniowe zestawienie dla zespołu (liczba i wartość nieopłaconych zamówień, wysłane przypomnienia, zamówienia opłacone później), z którego oceniamy, czy sklep działa i gdzie kupujący rezygnują: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Komu przekazujemy

Stripe (płatność; Stripe Payments Europe Ltd.); Vercel (serwer sklepu: sprawdzenie koszyka, utworzenie płatności, kody i pliki PDF voucherów, przekazanie zamówienia do arkusza); Google (arkusz zamówień, Dysk z plikami voucherów, poczta, skrypt i panel voucherów); InPost (dane do wysyłki: imię i nazwisko, telefon, e-mail, Paczkomat; wyszukiwanie Paczkomatów w koszyku: wpisany kod pocztowy, miejscowość lub kod paczkomatu, opcjonalnie przybliżona lokalizacja, adres IP; mapa InPost, jeśli ją otworzysz); OpenStreetMap Foundation (mapa w wyszukiwarce Paczkomatów: adres IP i adres strony); Cloudflare (biblioteka mapy w wyszukiwarce Paczkomatów: adres IP); osobom z zespołu Soul CWP wpisanym do panelu voucherów (specjaliści widzą tylko wykorzystania, które sami zapisali, bez danych kupującego); firmom, które świadczą nam usługi księgowe. Jeśli zgodzisz się na statystykę, Google Analytics dostaje informacje o dodaniu do koszyka, rozpoczęciu płatności i zakupie: nazwę produktu, kwotę i numer zamówienia, bez Twoich danych kontaktowych i bez danych osoby obdarowanej. Szczegóły w części „Komu przekazujemy dane”.

Jak długo

• Dane zamówień i płatności: do końca roku, w którym minie 6 lat od zakupu (przedawnienie roszczeń, art. 118 Kodeksu cywilnego); to ten sam okres co dla danych zapisów i płatności.
• Vouchery (kod, dane obdarowanego, saldo, historia wykorzystania) i pliki PDF voucherów: do końca ważności vouchera, a potem do końca roku, w którym minie 6 lat od końca ważności.
• Niedokończone płatności: 30 dni, potem skrypt usuwa je automatycznie. Sesja płatności i link w systemie Stripe: według zasad Stripe (link wygasa po 30 dniach).
• Faktury i dokumenty księgowe: jak w części „Jak długo przechowujemy dane”.
• Stripe i InPost przechowują dane według własnych zasad.

Wróć do spisu treści

Gdy umawiasz wizytę przez ZnanyLekarz

Jak to działa

Wizytę u naszych specjalistów umówisz przez serwis ZnanyLekarz, a także przez formularz kontaktowy, e-mail albo telefon. Kalendarz ZnanyLekarz na naszej stronie ładuje się dopiero wtedy, gdy klikniesz przycisk umówienia wizyty u konkretnej osoby (w okienku „Wybierz swojego specjalistę”, w opisie usługi albo na profilu). Przy części specjalistów, a także na stronach usług i na stronie kontaktowej, przycisk „Umów termin” prowadzi od razu do serwisu znanylekarz.pl. Po kliknięciu Twoja przeglądarka łączy się z serwerami ZnanyLekarz i przekazuje im m.in. adres strony, z której przychodzisz.

Rezerwację prowadzi ZnanyLekarz sp. z o.o. jako odrębny administrator, według swojego regulaminu i polityki prywatności. Po rezerwacji dostajemy od ZnanyLekarz dane potrzebne do wizyty. Od tej chwili także my odpowiadamy za te dane. Dalej obowiązują zasady z części „Gdy korzystasz z konsultacji, terapii, diagnozy, coachingu lub doradztwa”.

ZnanyLekarz prowadzi też dla nas kalendarz wizyt. W tym zakresie działa na nasze zlecenie.

Jakie dane

Z rezerwacji: imię i nazwisko, dane kontaktowe, termin, wybrana usługa i inne informacje, które sam podasz w formularzu rezerwacji. Przy otwarciu kalendarza: adres IP i adres strony, z której przychodzisz.

Po co i na jakiej podstawie

Umówienie wizyty na Twoją prośbę: umowa i działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Informację o tym, że otwarto kalendarz rezerwacji lub link do ZnanyLekarz, i u którego specjalisty, zapisujemy w Google Analytics tylko za Twoją zgodą. Jeśli trafisz do nas z reklamy Google, Google Ads dostaje wtedy tylko informację, że otwarto kalendarz, bez nazwiska specjalisty (zobacz „Gdy przeglądasz stronę”).

Komu przekazujemy

ZnanyLekarz sp. z o.o.: odrębny administrator przy rezerwacji, a na nasze zlecenie prowadzi kalendarz wizyt.

Jak długo

Tak jak dokumentacja usług, zobacz „Jak długo przechowujemy dane”.

Wróć do spisu treści

Gdy korzystasz z konsultacji, terapii, diagnozy, coachingu lub doradztwa

Jakie dane

• imię i nazwisko, dane kontaktowe, termin i rodzaj wizyty;
• z formularza, który podpisujesz w gabinecie: data urodzenia, numer PESEL, adres i zaznaczone zgody;
• informacje o Twoim zdrowiu, samopoczuciu, sytuacji życiowej i rodzinnej, które przekazujesz w trakcie spotkań;
• wyniki testów i narzędzi diagnostycznych (na przykład przy diagnozie ADHD, ADOS-2 albo SCID-5);
• dokumentacja, którą przynosisz, na przykład wcześniejsze opinie i diagnozy;
• notatki specjalisty, a także zaświadczenia i opinie, które wydajemy na Twoją prośbę;
• przy dziecku: imiona, nazwiska i kontakt rodziców lub opiekunów oraz skan ich zgody;
• przy terapii par: dane obu osób biorących udział w spotkaniach.

Dane z formularza podpisanego w gabinecie, jego skan i rejestr Twoich zgód prowadzimy w bazie Airtable (Formagrid, Inc., USA), na nasze zlecenie.

Po co i na jakiej podstawie

• Udzielenie usługi i kontakt w jej sprawie: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Informacje o zdrowiu: opieka zdrowotna sprawowana przez osoby zobowiązane do tajemnicy zawodowej albo na ich odpowiedzialność (art. 9 ust. 2 lit. h w związku z art. 9 ust. 3 RODO). Więcej w części „Dane o zdrowiu i tajemnica zawodowa”.
• Jeśli coaching, doradztwo zawodowe albo konsultację psychodietetyczną prowadzi osoba, która nie jest psychologiem ani lekarzem, informacje o zdrowiu przetwarzamy tylko za Twoją wyraźną zgodą, o którą poprosimy przed pierwszym spotkaniem (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
• Prowadzenie dokumentacji, jeśli wymagają tego przepisy: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Specjaliści korzystają z superwizji, czyli konsultują swoją pracę z doświadczonym kolegą lub koleżanką. Robią to bez danych, które pozwalają Cię rozpoznać. Zaświadczenie lub opinię dla lekarza przekazujemy tylko na Twoją prośbę.

Komu przekazujemy

Tylko osobom, które z Tobą pracują, i zespołowi organizacyjnemu. Dane są też zapisane u naszych dostawców usług IT (np. poczty i bazy Airtable), którzy działają wyłącznie na nasze zlecenie. Sądowi lub innemu organowi przekażemy je tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo, i w granicach tajemnicy zawodowej.

Jak długo

Zobacz „Jak długo przechowujemy dane” (wiersz „Dokumentacja konsultacji, terapii i diagnozy”).

Wróć do spisu treści

Gdy korzystasz z mediacji rodzinnej

Mediacja to nie terapia, tylko pomoc w dojściu do porozumienia, na przykład w sprawie opieki nad dziećmi. Dlatego opisujemy ją osobno.

Jakie dane

Dane stron mediacji (imię i nazwisko, kontakt), ich dzieci i innych członków rodziny, o których mowa w ustaleniach, treść ustaleń, a także informacje, które strony ujawnią w trakcie mediacji, w tym czasem informacje o zdrowiu.

Część tych danych dostajemy od drugiej strony mediacji, a nie od Ciebie (art. 14 RODO).

Po co i na jakiej podstawie

• Przeprowadzenie mediacji: umowa o mediację z każdą ze stron (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Dane dzieci i innych osób, o których mowa w ustaleniach: nasz prawnie uzasadniony interes w przeprowadzeniu mediacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Informacje o zdrowiu ujawnione w mediacji: wyraźna zgoda osoby, której dotyczą, o którą prosimy w umowie o mediację (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

Mediator zachowuje w tajemnicy fakty, o których dowiedział się w mediacji (art. 183⁴ Kodeksu postępowania cywilnego).

Komu przekazujemy

Ustalenia i protokół dostają strony mediacji. Sądowi przekazujemy je tylko na prośbę stron albo gdy wymaga tego prawo. Dane są też zapisane u naszych dostawców usług IT, którzy działają na nasze zlecenie.

Jak długo

Do końca roku, w którym minie 6 lat od zakończenia mediacji (art. 118 Kodeksu cywilnego).

Wróć do spisu treści

Gdy zapisujesz dziecko

Jakie dane

Na zajęcia dla dzieci (na przykład Trening Umiejętności Społecznych dla dzieci w wieku 5–8 lat albo warsztaty dla dzieci) zapisuje rodzic lub opiekun. Podajesz:

• swoje imię i nazwisko, e-mail i telefon;
• imię i wiek dziecka;
• nieobowiązkowo: kilka słów o tym, z czym dziecko sobie radzi, a co jest dla niego trudne w kontaktach z rówieśnikami. Te informacje mogą dotyczyć zdrowia dziecka, więc chronimy je tak jak dane o zdrowiu.

Dane dziecka dostajemy od Ciebie jako rodzica lub opiekuna (art. 14 RODO). Otrzymuje je osoba prowadząca zajęcia i zespół organizacyjny, tak jak opisano w części „Gdy zapisujesz się na grupę…”. Przy konsultacji, diagnozie lub terapii dziecka obowiązują dodatkowe zasady z części „Dane dzieci”.

Po co i na jakiej podstawie

• Dane dziecka: umowa, którą zawierasz w imieniu dziecka jako jego przedstawiciel ustawowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Twoje dane jako rodzica lub opiekuna: nasz prawnie uzasadniony interes w kontakcie z przedstawicielem ustawowym dziecka i w rozliczeniu zajęć (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Opis trudności dziecka, jeśli go podasz: Twoja wyraźna zgoda, którą wyrażasz w imieniu dziecka w formularzu zapisu (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zajęcia dla dzieci prowadzą u nas także trenerki i osoby, które nie są psychologami, dlatego przy tych zajęciach nie opieramy się na tajemnicy zawodowej psychologa. Zobacz też „Dane o zdrowiu: na jakiej podstawie”.

Komu przekazujemy

Tak jak przy innych zapisach. Jeśli płacisz przelewem, bank zobaczy tytuł przelewu. Jeśli zgodzisz się na statystykę, Google Analytics dostaje informację o wysłaniu formularza z tytułem zajęć i ceną, bez danych Twoich i dziecka.

Jak długo

Dane z zapisu: tak jak przy innych zapisach. Dokumentacja usług dla dziecka: zobacz „Jak długo przechowujemy dane”.

Wróć do spisu treści

Gdy piszesz lub dzwonisz

Jak to działa

Formularz kontaktowy na stronie Kontakt przesyła wiadomość do naszego arkusza w Google (Google Apps Script). Zespół organizacyjny dostaje ją od razu e-mailem na adres hello@soulcwp.com. Jeśli podasz e-mail, wysyłamy Ci automatyczne potwierdzenie, że wiadomość dotarła. Co kilka minut wiadomość jest też przenoszona do naszej bazy Airtable, do rejestru zapytań. Jeśli zaznaczysz zgodę na e-maile lub SMS-y, zapisujemy Cię także w bazie klientów i w rejestrze zgód.

Formularz chroni się przed automatami bez zewnętrznych narzędzi: ma ukryte pole, którego człowiek nie widzi, odrzuca zbyt szybkie wysyłki i przyjmuje najwyżej 3 wiadomości na godzinę z jednego adresu e-mail lub numeru telefonu.

E-mail, telefon, SMS i wiadomości w mediach społecznościowych: zapisujemy Twoje dane kontaktowe i treść rozmowy lub wiadomości.

Jakie dane

Formularz kontaktowy: imię, e-mail lub telefon (wystarczy jedno z nich), temat (nieobowiązkowy), wiadomość (nieobowiązkowa), Twoje zgody z datą i wersją ich treści oraz adres strony, z której wysłano formularz. Wiadomość może zawierać informacje o Twoim zdrowiu, jeśli sam je podasz.

Nie musisz opisywać w wiadomości swojego zdrowia. Wystarczy, że napiszesz, w jakiej sprawie chcesz się umówić.

Po co i na jakiej podstawie

• Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego: Twoja zgoda, którą zaznaczasz w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a jeśli podasz informacje o zdrowiu, także Twoja wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Bez tej zgody nie możemy przyjąć wiadomości przez formularz, ale możesz napisać e-mail albo zadzwonić. Zgodę wycofasz w każdej chwili, pisząc na hello@soulcwp.com.
• Informacje o wydarzeniach e-mailem lub SMS-em, jeśli zaznaczysz te zgody w formularzu: zobacz „Gdy chcesz dostawać od nas informacje”. Te zgody są nieobowiązkowe.
• Odpowiedź na e-mail, telefon, SMS lub wiadomość w mediach społecznościowych: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Jeśli piszesz albo dzwonisz, żeby umówić wizytę lub zapisać się na zajęcia: działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Jeśli piszesz albo mówisz nam o swoim zdrowiu e-mailem lub telefonicznie, żeby umówić konsultację, terapię lub diagnozę: przygotowanie opieki zdrowotnej na Twoją prośbę (art. 9 ust. 2 lit. h w związku z art. 9 ust. 3 RODO).
• Jeśli piszesz w imieniu firmy: Twoje dane służbowe wykorzystujemy, żeby przygotować ofertę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Przechowywanie korespondencji po załatwieniu sprawy, na wypadek gdyby sprawa wróciła albo trzeba było wykazać przebieg kontaktu: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Komu przekazujemy

Google (arkusz, Apps Script, poczta), Airtable (rejestr zapytań, a przy zgodzie marketingowej także baza klientów i rejestr zgód). Jeśli zgodzisz się na statystykę, Google Analytics dostaje informację, że wysłano formularz kontaktowy, bez treści i bez Twoich danych.

Jak długo

Do załatwienia sprawy, a potem przez 3 lata, na wypadek gdyby sprawa wróciła. Jeśli wiadomość dotyczy usługi, z której korzystasz, przechowujemy ją tak jak dane tej usługi.

Wróć do spisu treści

Gdy chcesz dostawać od nas informacje

Jak to działa

Informacje o wydarzeniach, warsztatach i ofercie wysyłamy tylko wtedy, gdy się na to zgodzisz. O zgodę na e-mail i na SMS pytamy osobno, w formularzach zapisu i w formularzu kontaktowym. Na formularzu, który podpisujesz w gabinecie, możesz zgodzić się także na rozmowę telefoniczną o naszej ofercie. Brak zgody nie wpływa na możliwość zapisu ani na odpowiedź na Twoją wiadomość.

Wiadomości związane z Twoim zapisem, takie jak potwierdzenie, przypomnienie o spotkaniu, zmiana terminu czy informacja o płatności, to nie marketing. Wysyłamy je bez osobnej zgody, bo są potrzebne do realizacji zajęć.

Zgody z formularzy na stronie i z formularzy papierowych zapisujemy w rejestrze zgód w bazie Airtable. Na listy wysyłkowe trafiają tylko osoby dorosłe z aktywną zgodą na dany kanał. E-maile wysyłamy z naszej poczty Google albo przez narzędzie do wysyłki e-maili, a SMS-y przez bramkę SMS. Ci dostawcy działają na nasze zlecenie.

Jakie dane

Imię i nazwisko, e-mail, telefon, a także informacja o zgodzie: rodzaj zgody (e-mail, SMS, telefon), kiedy i w jaki sposób ją wyrażono, w jakiej wersji treści i czy ją wycofano.

Po co i na jakiej podstawie

Wysyłka informacji o wydarzeniach i ofercie: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Przechowywanie informacji o zgodzie i jej wycofaniu, żeby móc wykazać, że działaliśmy zgodnie z prawem: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Komu przekazujemy

Airtable (rejestr zgód i listy wysyłkowe), Google (poczta), dostawca narzędzia do wysyłki e-maili i bramki SMS.

Jak długo

Do wycofania zgody. Informację o tym, że zgoda była i kiedy ją wycofano, przechowujemy jeszcze przez 3 lata od wycofania.

Ważne

Zgodę wycofasz, odpowiadając na otrzymaną od nas wiadomość albo pisząc na hello@soulcwp.com. Wycofanie zgody nie zmienia tego, że wcześniejsza wysyłka była zgodna z prawem.

Wróć do spisu treści

Gdy Twoja firma zamawia u nas szkolenie albo bierzesz w nim udział

Jakie dane

Osoba kontaktowa po stronie firmy: imię, nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe. Uczestnicy szkolenia: imię, nazwisko i e-mail, a jeśli przed szkoleniem prowadzimy ankietę, także odpowiedzi.

Dane uczestników dostajemy od pracodawcy lub firmy, która zamawia szkolenie (art. 14 RODO).

Po co i na jakiej podstawie

Zawarcie i wykonanie umowy z firmą, przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Faktury: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Komu przekazujemy

Wyniki ankiet i analiz przed szkoleniem przekazujemy firmie tylko zbiorczo, bez danych, które pozwalają rozpoznać uczestnika. Dane są też zapisane u naszych dostawców usług IT (np. poczty).

Jak długo

Do końca roku, w którym miną 3 lata od zakończenia umowy (art. 118 Kodeksu cywilnego); faktury jak w tabeli okresów.

Wróć do spisu treści

Gdy obserwujesz nas w mediach społecznościowych

Mamy profile na Facebooku, Instagramie i LinkedInie. Na naszej stronie są tylko zwykłe linki do tych profili. Nie ma tu wtyczek ani pikseli, które śledziłyby Cię na soulcwp.com.

Jakie dane

Nazwa Twojego profilu i informacje, które są na nim publiczne, a także Twoje komentarze, reakcje i wiadomości do nas.

Po co i na jakiej podstawie

Prowadzenie profilu, odpowiadanie na komentarze i wiadomości, ogólne statystyki profilu: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Komu przekazujemy

Statystyki naszej strony na Facebooku (Page Insights) przygotowuje Meta Platforms Ireland Ltd. W tym zakresie jesteśmy współadministratorami, czyli wspólnie ustalamy cele przetwarzania (art. 26 RODO). Zasady opisuje umowa Meta o współadministrowaniu.

Statystyki naszej strony firmowej na LinkedInie przygotowuje LinkedIn Ireland Unlimited Company na zasadach porozumienia o współadministrowaniu statystykami stron (Page Insights Joint Controller Addendum).

Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.) pokazuje nam tylko zbiorcze statystyki naszego profilu, na przykład liczbę wyświetleń i obserwujących, z których nie rozpoznamy poszczególnych osób. Za dane w serwisie odpowiada Meta według własnej polityki prywatności.

Prawa wobec tych danych najprościej zrealizujesz bezpośrednio w Meta lub LinkedIn.

Jak długo

Wiadomości: do załatwienia sprawy. Komentarze i reakcje: dopóki ich nie usuniesz albo dopóki prowadzimy profil. Serwisy społecznościowe przechowują dane według własnych zasad.

Ważne

Komentarze są publiczne. Nie pisz w nich o swoim zdrowiu. W sprawach osobistych napisz do nas e-mailem albo zadzwoń.

Wróć do spisu treści

Gdy zgłaszasz się do pracy lub współpracy

Oferty publikujemy na stronie Praca w Soul CWP. Zgłoszenia przyjmujemy e-mailem na hello@soulcwp.com, telefonicznie albo przez formularz kontaktowy.

Jakie dane

Dane z CV i z korespondencji: imię i nazwisko, kontakt, wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie. Nie przesyłaj nam informacji o zdrowiu ani innych danych, o które nie prosimy. Jeśli praca obejmuje kontakt z dziećmi, przed jej rozpoczęciem sprawdzamy Cię w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym i prosimy o informację z Krajowego Rejestru Karnego.

Po co i na jakiej podstawie

• Kandydaci na umowę o pracę: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy). Inne dane, które nam przekażesz z własnej inicjatywy: Twoja zgoda, wyrażona przez ich przesłanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 22^1a Kodeksu pracy). Dane o zdrowiu tylko wtedy, gdy przekażesz je z własnej inicjatywy (art. 9 ust. 2 lit. a RODO w związku z art. 22^1b Kodeksu pracy).
• Współpraca na umowie cywilnoprawnej lub B2B: działania przed zawarciem umowy, na Twoją prośbę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Udział w przyszłych rekrutacjach: Twoja zgoda, tylko jeśli ją wyrazisz (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Weryfikacja osób pracujących z dziećmi: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c i art. 10 RODO w związku z art. 21 ustawy o ochronie małoletnich).

Komu przekazujemy

Google (poczta, a przy formularzu kontaktowym także arkusz), Airtable (jeśli piszesz przez formularz kontaktowy).

Jak długo

Do zakończenia rekrutacji. Jeśli zgodzisz się na udział w przyszłych rekrutacjach: do wycofania zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy. Wyniki weryfikacji osób dopuszczonych do pracy z dziećmi: zobacz tabelę okresów.

Wróć do spisu treści